Déclencheur Email entrant : lancer une automatisation à chaque email reçu

Configurez le déclencheur Email entrant pour lancer une automatisation à chaque email reçu, y compris les emails froids d'expéditeurs inconnus.

Écrit par Baptiste Lorreyte

Dernière mise à jour Il y a 8 jours

Vos automatisations réagissaient déjà aux formulaires, aux rendez-vous, aux étiquettes. Elles peuvent maintenant écouter votre boîte email. Le déclencheur Email entrant lance une automatisation à chaque message reçu, y compris les emails froids d'expéditeurs inconnus.

Pourquoi utiliser ce déclencheur ?

Jusque-là, une automatisation pouvait se déclencher quand un contact déjà enregistré répondait à un de vos envois. Le déclencheur Email entrant va plus loin : il capte tous les emails qui arrivent dans votre boîte, même ceux de personnes qui ne sont pas encore dans votre CRM.

Trois scénarios typiques :

  • Email froid : un prospect inconnu écrit à sales@votredomaine.com. Le déclencheur crée la fiche contact, lui envoie un accusé de réception, et le place dans un pipeline.

  • Email chaud : un contact existant vous écrit. Le déclencheur enrichit la conversation, applique une étiquette, route vers le bon membre d'équipe.

  • Réponse dans un fil : optionnel, vous pouvez filtrer sur les premières conversations uniquement pour éviter que chaque échange dans un fil relance l'automatisation.

💡 ASTUCE : Le déclencheur "Contact a répondu" fonctionne en parallèle et reste utile pour des scénarios centrés sur les réponses aux envois sortants. Les deux déclencheurs peuvent coexister dans des automatisations différentes.

Prérequis : configuration email compatible

🟢 Important : la capture des emails froids (expéditeurs inconnus) n'est possible qu'avec un domaine email dédié. Les autres configurations ne captent que les emails de contacts existants.

Configuration

Emails froids capturés

Contacts existants capturés

Email CrocoClick sur domaine partagé

Non

Oui (réponses uniquement)

Domaine email dédié (Email CrocoClick ou Mailgun)

Oui

Oui

Synchronisation bidirectionnelle Gmail / Outlook

Non

Oui

Autre SMTP

Non

Oui

⚠️ Remarque : si plusieurs sous-comptes partagent le même domaine, le routage des emails entrants devient imprévisible. Chaque sous-compte doit utiliser son propre sous-domaine dédié.

Configurer le déclencheur

  1. Rendez-vous dans Automatisations > Automatisations

  2. Ouvrez une automatisation existante ou créez-en une nouvelle

  3. Cliquez sur + Ajouter un déclencheur et sélectionnez Email entrant

  4. Donnez-lui un nom descriptif (ex. "Demande entrante sales@")

  5. Cliquez sur + Ajouter des filtres pour affiner les conditions

  6. Configurez les paramètres avancés si besoin

  7. Cliquez sur Enregistrer le déclencheur

  8. Ajoutez les actions en aval : création de contact, envoi d'email, étiquette, assignation à un membre d'équipe, notification interne

  9. Publiez l'automatisation

Les filtres disponibles

Huit filtres permettent de cibler précisément les emails qui doivent lancer l'automatisation.

Filtre

Opérateurs

Exemple

Comportement

Email envoyé à / Boîte

Égal, Est l'un de, Contient, Ne contient pas

sales@votredomaine.com

Recherche par sous-chaîne ; "Est l'un de" accepte plusieurs valeurs séparées par des virgules

Expéditeur (From)

Égal, Contient, Ne contient pas

prospect@entreprise.com

Correspondance sur l'adresse extraite, insensible à la casse

CC

Égal, Est l'un de, Contient, Ne contient pas

manager@entreprise.com

Même comportement que "Email envoyé à"

Objet

Égal, Contient, Ne contient pas

Contient "remboursement"

Insensible à la casse, espaces nettoyés

Corps du message (texte brut)

Contient, Ne contient pas

"Numéro de commande :"

Recherche dans le texte brut uniquement

Pièce jointe

Est vrai, Est faux

Vrai

Permet d'enchaîner des actions spécifiques aux pièces jointes

Source de réponse

Est, N'est pas

[Sélection d'automatisation]

Isole les réponses à une automatisation précise

Étiquette du contact

Possède l'étiquette, Ne possède pas l'étiquette

prospect_froid

Segmente selon les étiquettes du contact

💡 ASTUCE : Les filtres se combinent entre eux. Un filtre "Email envoyé à = support@" + "Objet contient urgent" + "Pièce jointe = vrai" isole les demandes de support urgentes avec documents joints.

Paramètre avancé : première conversation uniquement

Dans les paramètres avancés du déclencheur, une case "Déclencher uniquement pour les nouvelles conversations email" permet de contrôler le comportement sur les fils de réponse.

  • Désactivée (par défaut) : le déclencheur se lance à chaque email entrant, y compris les réponses dans un fil déjà existant.

  • Activée : le déclencheur ne se lance que sur le premier message d'une nouvelle conversation. Les réponses dans le fil n'ont aucun effet.

Activez cette option pour les scénarios de type premier contact : accusé de réception automatique, création de lead, message de bienvenue.

Variables disponibles dans l'automatisation

Dès que le déclencheur Email entrant est configuré, le sélecteur de valeurs personnalisées expose les données du message pour les utiliser dans les actions suivantes (création de contact, envoi de réponse, notification interne, IA).

Variable

Contenu

{{inboundEmail.messageId}}

Identifiant unique du message

{{inboundEmail.subject}}

Ligne d'objet

{{inboundEmail.bodyPlain}}

Corps du message en texte brut

{{inboundEmail.bodyFullPlain}}

Corps complet incluant l'historique du fil

{{inboundEmail.fromEmail}}

Adresse email de l'expéditeur

{{inboundEmail.fromName}}

Nom affiché de l'expéditeur

{{inboundEmail.cc}}

Destinataires en copie

Ces variables alimentent par exemple un prompt IA qui génère une réponse contextuelle, ou remplissent automatiquement les champs d'une fiche contact.

Cinq cas d'usage concrets

1. Capturer les leads entrants sur votre boîte sales@

Filtres : Email envoyé à = sales@votredomaine.comActions : créer le contact automatiquement, placer dans un pipeline "Nouveau lead", envoyer un accusé de réception, démarrer une séquence de nurturing.

2. Router les emails par équipe selon la boîte

Filtres : Email envoyé à contient @votredomaine.comActions : bloc Si/Sinon pour aiguiller sales@, support@ et facturation@ vers les bons membres d'équipe et les bonnes automatisations.

3. Réponse automatique personnalisée par IA sur premier contact

Paramètre : Déclencher uniquement pour les nouvelles conversations (activé)Actions : passer le corps du message à une action IA qui génère une réponse contextuelle, envoyer la réponse via le déclencheur.

4. Automatisation déclenchée par l'objet

Filtres : Objet contient "remboursement"Actions : créer un ticket de support, appliquer l'étiquette "Demande remboursement", notifier un manager.

5. Traitement dédié pour les emails avec pièce jointe

Filtres : Pièce jointe = vraiActions : notifier l'équipe ops, appliquer une étiquette "Document reçu", faire avancer l'opportunité d'une étape (utile pour les contrats signés renvoyés par email).

FAQ