Jusqu'à présent, un document joint à une note partait public. N'importe qui disposant du lien pouvait l'ouvrir, sans expiration ni garde-fou.

Désormais, ce même document arrive privé. C'est vous qui décidez ensuite du niveau d'ouverture, au moment de le partager.

Un changement qui compte dès que vos notes contiennent des pièces sensibles : devis nominatifs, contrats, documents de santé.

🧭 Qu'est-ce qui change ?

• 🔒 Tout nouveau document téléversé depuis la section Notes est privé à sa création.
• 📂 Ces pièces jointes atterrissent dans un dossier dédié, « Notes attachments », sous Documents.
• 🔑 Au moment du partage, quatre niveaux d'accès sont proposés : lien public, lien privé, lien protégé par code à usage unique, lien protégé par mot de passe.
• 📌 Les documents déjà en ligne ne bougent pas : ceux qui étaient publics le restent, la règle ne concerne que les téléversements postérieurs à la mise à jour.
• 🛡️ Pour ces anciens documents, rien ne vous empêche de générer un lien privé et de partager celui-là quand la situation le demande.

⚙️ Comment ça fonctionne

Le changement porte sur l'état par défaut, pas sur vos possibilités de partage.

Avant, l'ouverture était le point de départ et la restriction demandait une action. Le rapport s'inverse : le document naît fermé, et c'est l'ouverture qui devient un choix explicite.

Les quatre niveaux d'accès couvrent des situations différentes. Le lien public convient à une brochure. Le lien privé limite l'accès aux destinataires attendus. Le code à usage unique et le mot de passe ajoutent une vérification avant l'ouverture, utile pour un dossier nominatif.

Cette bascule s'inscrit dans un chantier plus large de contrôle des données, pensé avec les exigences de conformité en tête. L'étape suivante annoncée par l'éditeur : étendre ces mêmes contrôles aux documents partagés via les champs personnalisés.

🛠️ Comment l'utiliser

1. Ouvrez la fiche d'un contact et rendez-vous dans la section Notes.
2. Joignez votre document à la note comme d'habitude. Il est stocké privé, dans le dossier « Notes attachments » sous Documents.
3. Au moment de le transmettre, ouvrez les options de partage du document.
4. Choisissez le niveau d'accès adapté : lien public, lien privé, lien protégé par code à usage unique ou lien protégé par mot de passe.
5. Pour un document plus ancien resté public, générez un lien privé depuis ces mêmes options avant de l'envoyer.

Pour situer les notes dans la fiche contact, notre guide fait le tour : Découvrir l'onglet Contact.

Pourquoi c'est important ?

✅ Un document sensible n'est plus exposé par oubli : l'état sûr est celui d'origine.

✅ Le niveau d'accès se choisit au cas par cas, sans arbitrer entre tout ouvrir et tout bloquer.

✅ Le code à usage unique et le mot de passe couvrent les envois qui demandent une vérification d'identité.

✅ Vos documents existants gardent leur comportement actuel, donc aucun lien déjà partagé ne casse.

✅ Un dossier dédié rassemble les pièces jointes de notes, ce qui évite de fouiller toute la bibliothèque.

Le réflexe à prendre tient en une ligne : vérifiez le niveau d'accès au moment du partage, plus au moment du téléversement. Ouvrez une note récente et regardez les options proposées sur sa pièce jointe.