Invités des calendriers : choisissez les informations que vous collectez
La gestion des invités gagne en finesse. Chaque calendrier demande ce que vous décidez, du simple compteur aux coordonnées complètes.
Le réglage était figé sur le nom et l'email. Il s'ouvre à quatre formats, à choisir calendrier par calendrier.
Au passage, les fiches invité créées pendant une réservation adoptent enfin le bon fuseau horaire.
🧭 Qu'est-ce qui change ?
- 📱 Quatre formats de collecte au choix, réglés calendrier par calendrier.
- 👥 Le mode Nombre d'invités uniquement compte les personnes présentes sans créer la moindre fiche contact.
- 🔗 Chaque invité renseigné crée ou retrouve une fiche contact, à partir de son email et de son numéro.
- 🌍 Les fiches invité héritent du fuseau horaire du contact principal, et non plus de celui de votre entreprise.
- ⚙️ Vos calendriers existants gardent Nom et email. Les nouveaux démarrent sur Nom, email et téléphone.
⚙️ Comment ça fonctionne
Le réglage vit dans les paramètres du calendrier, à l'endroit où vous autorisez les invités. Quatre valeurs possibles :
Dès qu'un invité laisse ses coordonnées, une fiche contact est créée ou rapprochée d'une fiche existante grâce à son email et à son numéro. Vos accompagnants deviennent donc des contacts joignables, pas des lignes mortes dans un rendez-vous.
Le fuseau horaire suit la même logique de bon sens. Une fiche invité créée pendant la réservation reprend le fuseau du contact principal. Un invité déjà présent dans votre CRM, lui, conserve le sien.
🛠️ Comment l'utiliser
- Ouvrez Calendriers et sélectionnez le calendrier à régler.
- Rendez-vous dans les paramètres de ce calendrier, à la section qui autorise les invités.
- Choisissez l'un des quatre formats de collecte.
- Enregistrez.
- Faites une réservation de test avec un invité, puis vérifiez la fiche obtenue dans vos contacts.
Le guide Créer et Gérer ses Calendriers en Ligne reprend l'ensemble des réglages de la page de réservation, dont l'autorisation des invités.
Pourquoi c'est important ?
- ✅ Un accompagnant se rappelle par SMS, sans avoir à passer par la personne qui a réservé.
- ✅ Un atelier ou une visite guidée se compte proprement, sans remplir votre CRM de fiches à moitié vides.
- ✅ Les horaires affichés collent à la personne concernée, plus au siège de votre entreprise.
- ✅ Vos calendriers en service ne bougent pas : la migration se fait quand vous le décidez, calendrier par calendrier.
Un invité mal identifié, c'est un rendez-vous à moitié rempli et un rappel qui n'arrive jamais. Ouvrez le calendrier qui accueille le plus d'accompagnants et changez son format de collecte en premier.
📚 Pour aller plus loin
- Créer un calendrier événementiel dans CrocoClick (Calendrier « Classe ») : le format où le comptage d'invités prend tout son sens.
- Paramétrer les rappels pré-rdv pour vous et vos clients : pour exploiter les numéros que vous venez de collecter.